Notificación de Actividades

Notificación previa de actividades o eventos en el Recinto que requieran apoyo de la Oficina de Comunicaciones, Desarrollo y Exalumnos (OCDE), División de Seguridad y Manejo de Riesgos (DSMR), y la Oficina de Conservación de las Instalaciones Universitarias (OCIU):

El procedimiento a seguir para la notificación previa de las actividades o eventos a llevarse a cabo en el Recinto es el siguiente:

La(s) persona(s) a cargo de organizar la actividad o evento notificará sobre la misma con un mínimo de 15 días laborables a la fecha de la actividad o evento, a las siguientes oficinas:

  1. Oficina de Comunicaciones, Desarrollo y Exalumnos (OCDE): Completará la Hoja para la Notificación Previa de Actividad o Evento. La misma debe enviarse mediante correo electrónico a la atención del Director(a) o Director(a) Asociado(a) de la OCDE a la siguiente dirección actividades.comunicaciones@upr.edu. La OCDE procederá a comunicarse con la persona a cargo de la actividad o evento para acordar, en específico, el apoyo que la Oficina brindará en la organización, divulgación y comunicación de la misma.
  2. División de Seguridad y Manejo de Riesgos: Notificará mediante comunicación escrita o correo electrónico al Director de la División (seguridad@upr.edu) para coordinar con el personal el plan de seguridad y accesos vehiculares, según los requisitos de logística de cada actividad o evento.  Podrá incluir la Hoja de Notificación Previa de Actividad o Evento.
  3. Oficina de Conservación de las Instalaciones Universitarias: En las actividades o eventos que requieren el apoyo de las diferentes Divisiones que componen la OCIU: mantenimiento, ornato, plomería y transportación, entre otras, la notificación deberá realizarse mediante carta a la OCIU o en su lugar un correo electrónico a la Directora a: ociu@upr.edu. Podrá incluir la Hoja de Notificación Previa de Actividad o Evento.
    1. La Directora de OCIU o su personal asignado procederá a comunicarse con la persona a cargo de la actividad o evento para delinear, en específico, el apoyo de las Divisiones necesarias en el evento.
    2. La persona a cargo de la actividad o evento notificará mediante órdenes de trabajo las necesidades apremiantes y de ser necesario se realizará una reunión para la coordinación de los trabajos con OCIU.
  4. Toda actividad deberá contar con la aprobación de los Decanos(as) de los Decanatos, las Facultades, Escuelas, Directores(as) de Oficinas, Escuelas y Rector, según corresponda.
  5. Ninguna actividad o evento que no haya cumplido con el procedimiento establecido de notificación previa será reconocida como una actividad oficial del Recinto.

Es importante recordar que para actividades y eventos que se lleven a cabo en el Recinto, patrocinados por entes externos o cuando el Recinto celebra actividades fuera del mismo, se deberá cumplir con la presentación de las pólizas de seguros requeridas.  Para información sobre el particular deberá comunicarse con la Sra. Awilda Vélez, Oficial Administrativa de la Oficina de Finanzas, a la extensión 84370.

Carta Circular: Notificación previa de Actividades o Eventos en el Recinto (+)

Envíos masivos por correo electrónico institucional

La divulgación de toda información oficial a través del correo electrónico está a cargo de la Oficina de Comunicaciones, Desarrollo y Exalumnos (OCDE), y recibe el apoyo de la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA).

En cumplimiento con la Política Institucional sobre el Uso Aceptable de los Recursos de la Tecnología de la Información de la UPR (Certificación 35, 2007-2008 de la Junta de Gobierno), en adelante, el uso del sistema de correo masivo utilizando la nueva plataforma se hará realizando unas distribuciones por temas y por grupos de estudiantes, profesores, empleados.  Por lo tanto, cualquier solicitud de envío usando el correo electrónico institucional deberá cumplir y tramitarse de la siguiente forma:

  1. La petición de envío, será sometida de forma electrónica dirigida al correo actividades.comunicaciones@upr.edu.  La información a difundir debe ser estrictamente de carácter oficial, y de personas o grupos reconocidos oficialmente por la institución, o tenga un interés institucional.
  2. Además, de cumplir con el primer punto, toda solicitud de divulgación para utilizar esta plataforma de envío, debe contar con la autorización del Decano(a) o Director(a) del Decanato, Facultad o Escuela, y/o tenga la aprobación de la Rectoría.
  3. Es requisito que en la solicitud identifique, el grupo a quien se dirigirá el envío, indique la unidad que promueve el evento, actividad, entre otros, e incluya la información de contacto- teléfono, correo electrónico-, de carácter oficial, de la persona a cargo.
  4. De adjuntar un arte, el mismo debe contener el logo oficial del Recinto, en cumplimiento con el Manual de Marca Institucional .
  5. El arte debe estar en formato jpg. o png., con el tamaño recomendable de 600 pixeles de ancho.   Además, con la imagen deberá incluir un texto con la descripción breve del anuncio que incluya fecha, hora e información general, para cumplir con la reglamentación que protege a las personas con impedimentos.
  6. De incluir texto, deberá estar redactado específicamente en la forma que se desea divulgar. La OCDE no hará transcripciones de texto para los envíos.
  7. No se adjuntarán documentos, o ciertas imágenes, en los envíos, por lo que solo se podrá hacer referencias a enlaces donde se encuentre la información y que esté disponible en un servidor interno de la institución.
  8. Cualquier anuncio de actividad o evento oficial a difundir tienen que ser solicitado con mínimo de 10 días laborables de anticipación a la fecha en que se llevará a cabo, y quedará a discreción de la OCDE determinar el momento de su difusión previo a la fecha del evento.
  9. El envío masivo a través del correo electrónico institucional se hará solo una vez.
  10. La OCDE tendrá la discreción de hacer modificaciones a la solicitud de envíos electrónicos o decidir no realizarlo.

Para apoyar esta gestión de divulgación, las promociones de actividades o eventos oficiales serán publicadas en la sección de Eventos del portal principal del Recinto www.uprrp.edu.

Instrucciones Solicitud de Envío por Correo Electrónico Institucional